Nell’era dello smartworking sta diventando sempre più essenziale per le aziende essere in grado di creare un archivio digitale dei documenti prodotti quotidianamente. L’introduzione della fatturazione elettronica ha spinto rapidamente in avanti questa problematica, rendendola stringente. Lo stesso ha fatto l’introduzione massiccia dello smartworking: per chi lavora fuori sede è essenziale avere accesso alla documentazione di consultazione quotidiana, senza doversi recare presso un archivio fisico. Visti i tanti compiti da svolgere quotidianamente in azienda, oggi molte si affidano a consulenti esterni per la digitalizzazione.
Quali documenti si digitalizzano
Come abbiamo detto, la maggior parte delle aziende quotidianamente produce varie tipologie di documenti. C’è chi si è già attivato e da tempo converte in digitale i fascicoli del personale, così come le pratiche prodotte quotidianamente o le fatture cartacee pregresse dei clienti ancora attivi. Di fatto si sta verificando una sorta di conversione da un archivio fisico, in formato cartaceo, ad archivi digitali. Per un certo tempo è molto probabile che un elevato numero di aziende utilizzi archivi ibridi: parte in formato digitale, parte in formato cartaceo. Per questi è comunque necessario introdurre delle chiavi di lettura e un’organizzazione precisa e pratica, in modo da poter accedere comodamente a qualsiasi documento, senza doverlo cercare in più parti.
La digitalizzazione dei documenti e lo smartworking
Anche l’utilizzo sempre più diffuso dello smartworking sta contribuendo all’introduzione di archivi documentali digitali. La motivazione è semplice da comprendere: chi non accede quotidianamente alla sede aziendale, ha difficoltà ad avere a disposizione la documentazione cartacea. L’utilizzo di un archivio digitale consente invece a chiunque ne abbia le credenziali l’accesso allo stesso. Oggi molte aziende che si occupano di conversione dei documenti in formati digitali propongono anche la conservazione di tali documenti sul cloud. In questo modo il dipendente può ottenere l’accesso all’archivio da qualsiasi luogo, senza dover essere presente fisicamente in azienda.
Come si digitalizzano i documenti
Un documento cartaceo non sempre è direttamente idoneo ad essere digitalizzato. Ci sono documenti costituiti da ampi fascicoli, con molti fogli graffati insieme; ci sono anche documenti e pratiche molto ampie, con fogli più volte ripiegati su sé stessi. Per questo motivo la prima fase dell’acquisizione digitale consiste nella preparazione dei documenti stessi. Si tolgono eventuali graffette, foglietti aggiuntivi e oggetti di vario genere; si spianano alla perfezione i fogli ripiegati, in modo che durante l’acquisizione si possa ottenere un’immagine perfetta e ben leggibile.
La strumentazione
Per acquisire digitalmente i documenti è necessario avere a disposizione scanner di alta qualità, a volte anche di grandi dimensioni. Non tutte le aziende sono in grado di acquistare questo tipo di strumenti, anche per questo motivo si rivolgono a società di consulenza, che sono invece in grado di offrire qualsiasi genere di servizio di digitalizzazione. La strumentazione necessaria comprende anche software che siano in grado di creare e di gestire un nuovo archivio digitale, di facile lettura e accesso da parte dei dipendenti di un’azienda, ove necessario. Inoltre alcune aziende offrono anche lo spazio sul cloud, in modo che sia possibile accedere ai documenti senza essere fisicamente presenti in azienda.
Gli “altri” documenti
Una delle sfide che le aziende oggi si trovano ad affrontare riguarda la gestione di archivi ibridi. Che comprendono nuovi file nativi digitali, file digitalizzati da una società di consulenza esterna e documenti in formato cartaceo, prodotti in passato. In molti casi si procede a una completa digitalizzazione, anche dei vecchi documenti, quelli prodotti in passato. In questo modo l’accesso ai fascicoli del singolo cliente o dipendente è molto più semplice e immediato. Inoltre il fascicolo stesso non necessita più di spazio fisico per la sua conservazione.