Trasloco dell’ufficio: come organizzarlo senza intoppi

Si parla tanto di trasloco da una casa all’altra, da una vecchia a una nuova abitazione, dalla propria casa natale al nuovo appartamento dei sogni… ma è possibile organizzarsi al meglio quando il trasloco riguarda il proprio ufficio? Non solo quello dove si lavora, ma proprio quello che si gestisce con la propria società. Ecco, nel caso di un trasloco in ufficio, soprattutto nel caso di un trasloco Livorno o in altre città che hanno un’urbanistica più complicata di altre, le cose potrebbero complicarsi un po’. Non si tratta infatti solamente di imballare i propri beni, dei quali si conoscono peculiarità e priorità, ma anche documenti importanti, cancelleria, materiali delicati, computer, e proprietà dei propri colleghi o dipendenti… come gestire quindi un trasloco del genere senza dimenticarsi nulla e soprattutto senza fare pasticci?

Tanti dipendenti, tanti compiti

Occorre innanzitutto valutare attentamente di quanti dipendenti dispone l’ufficio, e se ognuno ha la propria postazione con cancellaria, documentazioni varie, libri e altro. In questo caso occorre comunicare loro di organizzare un “micro trasloco” delle loro cose e di occuparsi in autonomia del trasferimento di queste nella nuova sede. Tralasciando ovviamente i dispositivi elettronici e informatici, sarà molto più semplice cominciare a organizzare il trasloco con le scrivanie sgombere dagli effetti personali dei colleghi e dipendenti.

Procedere per liste e stila un inventario

Un altro compito fondamentale è quello di procedere per liste. Non bisogna limitarsi quindi a svuotare stanza per stanza, ufficio per ufficio, ambiente per ambiente, ma occorre creare una lista di priorità e di macrocategorie sotto le quali catalogare poi tutti gli oggetti, ad esempio “documenti”, “cancelleria”, “fatture”. Si deve cominciare a raggruppare queste categorie passando nei diversi ambienti dell’ufficio. Stilando un inventario si sarà certi poi di ritrovare tutto ciò che c’era nel precedente ufficio in quello nuovo: basterà consultare la lista.

Decluttering e pulizia

Negli anni, si sa, si accumulano non solo documenti obsoleti o vecchie carte ormai da gettare, ma anche oggettistica come penne non funzionanti, sedie traballanti, luci da scrivania non funzionanti ecc. Si può approfittare del momento del trasloco per fare un’operazione di pulizia massiccia di tutto ciò che non si desidera portare nella nuova sede dell’ufficio. Ci si ritroverà così non solo l’organizzazione del trasloco più agevolata, ma anche molte meno cose da organizzare nuovamente e quindi un lavoro più snello nel momento del trasloco.

Saldare le ultime bollette e disdici utenze o affitto

Un trasloco non riguarda solo scatoloni e scartoffie ovviamente, ma anche tutto ciò che concerne l’abbandono di un luogo a favore di un altro. Fra queste operazioni, ovviamente, c’è quella dell’onorare i saldi di bollette, abbonamenti ecc, e quella di disdire affitti e contratti con Internet o telefonia fissa.

Affidati agli esperti del settore

Occuparsi del trasloco di un ufficio può risultare molto più complicato di un trasloco da un’abitazione a un’altra: ecco perché un’ottima idea può essere quella di affidarsi a esperti del settore specializzati proprio in trasloco aziendale, che si occuperanno in prima persona di imballaggio, inventario, scatoloni e permessi speciali (come ad esempio permessi ZTL) se il tuo ufficio si trova nel centro storico.